UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

0701 - Psicología Teórica de Elección II [Grupo: 9751]

Tutor: José Antonio Ortiz Vélez

Integrantes de equipo F:

Martha Alejandra Dimas Matias

María Cecilia Parra

Xochil Cruz Espinoza Roman

Lauro Reyna Castro

LA IMPORTANCIA DEL DISEÑO DE PUESTOS Y SU RELACIÓN CON EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DEFINICIÓN  CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA

Iniciaremos dando las definiciones tanto del análisis de puestos como el de la descripción de puestos, ya que estos aunque tienen una estrecha relación con los propósitos y la obtención de la información, son dos procedimientos distintos, ya que la descripción va dirigida al contenido del puesto, ¿qué hace?, ¿cómo? y ¿por qué?, hablando del trabajador y el análisis determina los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige en sí para un desempeño adecuado. Estos son muy importantes, ya que ayudan a determinar las necesidades y las características que la empresa necesita para cada puesto y área de trabajo.

El análisis de puestos es un procedimiento que se utiliza para determinar las labores y requisitos de aptitudes y el tipo de personas que se debe contratar para estos. Se desarrolla principalmente en tres ocasiones, cuando una empresa va iniciando, cuando se crean puestos nuevos y cuando se modifican los puestos de trabajo porque hay un producto nuevo, nuevas tecnologías, procedimientos o sistemas.

Definiciones de análisis de puestos de algunos autores tales como:

 “Proceso por el cual se determina la información pertinente relativa a un trabajo específico, mediante la observación y el estudio. Es la determinación de las tareas que componen un trabajo y de las habilidades, conocimientos capacidades y responsabilidades requeridas del trabajador para su adecuado ejercicio y que diferencian el trabajo de todos los demás” (Lanham, 1962).

“Proceso de obtención de información relativa al puesto. En el sentido más amplio,…abarca la recogida y análisis de cualquier información relativa al puesto por el cualquier método y para cualquier propósito” (Elizur, 1980).

“Es un proceso sistemático de obtener información importante y relevante sobre el contenido de un puesto de trabajo” (American Compensation Association, 1992).

“Es el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en unidades menores e identificables. Estas unidades menores suelen ser las tareas, pero el proceso analítico puede ir más allá para descender, por ejemplo, al nivel de las operaciones, acciones, movimientos, … por extensión, el análisis puede incluir la identificación de requerimientos del trabajo y de otras características del entorno del puesto de trabajo” (Fernández-Ríos, 1995).

La descripción de puestos como lo dice su nombre es un documento que describe de forma objetiva las tareas por cumplir, las responsabilidades, relaciones de informes entre el puesto y otros puestos, condiciones y requisitos de trabajo y las responsabilidades de supervisión de este, esto como resultado del análisis de puestos, es importante mencionar que se basa en la naturaleza del trabajo y no en el individuo que lo desempeña.

Algunas definiciones de descripción de puestos de algunos autores:

“Exposición escrita de las operaciones, responsabilidades y funciones de un puesto individual. Suele incluir: datos de identificación del puesto, la descripción  en sí que suele incluir a su vez un breve resumen sobre el puesto y un detalle completo de las operaciones y responsabilidades y funciones realizadas en un puesto y las especificaciones o características requeridas para una realización satisfactoria” (Lanham, 1992).

“Descripción detallada de los cometidos y de los requisitos exigidos para desarrollarlos. Es también el resultado de la investigación de puestos” (Fertonani y Actis Grosso, 1978).

“Un documento en el que se recoge el contenido del puesto, los requerimientos y/o el contexto (Bemis, Belenky y Soder, 1983).

“Es la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado, del resultado de APT. Esta exposición podrá ser redactada en prosa en forma narrativa o presentada en formatos codificados, según reglas previamente establecidas o de forma mixta, y no tiene que incluir necesariamente la especificación, aunque es común que se acompañe (Fernández-Ríos, 1995).

El objetivo del análisis de puestos es mejorar la productividad de la organización; así como ayudar y adaptar las capacidades humanas a los requisitos de puesto.

 

Los elementos que incluye el análisis de puestos son la descripción y especificación del puesto,

La descripción del puesto es el documento o explicación escrita donde se especifican las actividades, responsabilidades, condiciones de trabajo y tareas.

Este se conforma por tres partes

1. Descripción de encabezado: es para recabar los datos que permiten identificar el puesto y consta de:
1. Título de puesto. Es el que se da de manera oficial, debe ser corto.
2. Clave. Número que corresponde al archivo.
3. Categoría. Rango que establece la empresa, puede ser nivel ejecutivo, mando intermedio y nivel operativo.
4. Horario. De entrada y salida
5. Sueldo asignado al puesto. La cantidad asignada ya sea por día, por hora etc.
6. Ubicación del puesto. El lugar donde se encuentra dentro de la empresa, en el cual se deberá poner el departamento taller, etc. puede determinarse por

 i.    Un organigrama

 ii.   Descripción por escrito

1. Jerarquía y contactos. Nombres del supervisor a cargo y de los trabajadores, así como relaciones internas y externas.
2. Número de trabajadores que desempeñan el puesto. Sin necesidad de incluir sus nombres.
3. Al final se incluye el nombre de la persona que está llevando a cabo el análisis y del supervisor inmediato titular del puesto y la fecha en que se hizo el análisis.

1. Descripción genérica: es la explicación de las actividades que se desarrollan en el puesto de manera breve, es importante mencionar su objetivo básico y el elemento que tiene mayor recurrencia.

1. Descripción específica: es la descripción detallada del puesto que se va analizar, es recomendable dividir el proceso en etapas o partes si este es  largo, se deberán numerar  en orden progresivo e incluir los pasos siguientes:

1. Actividades diarias
2. Actividades periódicas
3. Actividades eventuales
4. Accesorios de puesto: comprende los elementos físicos que se utilizan para llevar a cabo sus funciones como equipo, maquinaria, etc.

La especificación del puesto determina las habilidades, cualidades personales, características, capacidades, experiencia y antecedentes requeridos para el trabajo (dicho de otra manera es la lista de requerimientos humanos).  De forma concreta esta nos habla de:

●     Habilidades: físicas como entrenamiento, destreza, agilidad o rapidez; mentales como escolaridad, experiencia y conocimientos.

●     Responsabilidad: por el trabajo de otros, por valores, por trámites o por procedimientos o procesos.

●     Esfuerzo: físico como la fuerza requerida, el cansancio producido o la postura; y mentales como la fatiga, concentración mental, tensión nerviosa y atención (Grados, 2003).

La especificación puede basarse en el juicio experimentado de los gerentes o bien, usar un enfoque estadístico para ser más preciso.

 MÉTODOS Y TÉCNICAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS

De acuerdo a Chiavenato (2011), los métodos y técnicas más utilizados para la descripción de puestos son:

1.   Observación directa

2.   Cuestionario

3.   Entrevista directa

4.   Métodos mixtos

Métodos de observación directa: Su empleo es muy eficaz en estudios de micro movimientos, así como de tiempo y movimientos.

El análisis del puesto se realiza con la observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota en una “hoja de análisis de puestos” los puntos clave de sus observaciones. Es lo más adecuado para trabajadores que realizan operaciones manuales o de carácter sencillo o repetitivo. sus características son:

a)   Los datos sobre un puesto se obtienen mediante la observación visual de las actividades del ocupante a cargo del análisis especializado

b)  La participación que tiene el analista de la obtención de los datos es activa, y la del ocupante, pasiva

Método del cuestionario. El análisis se efectúa al solicitar por escrito al ocupante del cargo que conteste un cuestionario para el análisis del puesto que analizará su supervisor. Cuando se trata de un gran número de puestos similares y de naturaleza rutinaria y burocrática, es más económico y rápido distribuir un cuestionario a todos los ocupantes.

Debe ser confeccionado  a la medida que permita obtener respuestas correctas e información útil. Un requisito es que se someta primero a uno de los ocupantes y a su supervisor para probar la pertinencia y adecuación de las preguntas así como para eliminar los detalles innecesarios, distorsiones, lagunas o dudas de las preguntas, sus características son:

a)   Los datos se obtienen por medio de un cuestionario que contesta el ocupante o su superior para el análisis del puesto

b)  La participación del analista de puestos es la obtención de los datos (llenado del cuestionario) es pasiva, y la del ocupante (quien lo contesta), activa.

Método de la entrevista. El método más flexible y productivo es la entrevista que el analista de puestos le hace al ocupante del puesto. Si la entrevista está bien estructurada, se obtiene información sobre todos los aspectos del puesto, la naturaleza y secuencia de las tareas que lo componente, y los porqués y los cuándos. Se puede desarrollar en relación con las habilidades que se requieren para el puesto  y es posible cruzar la información de ocupantes de otros puestos similares para verificar discrepancias en la información; si es necesario se pueden realizar consultas al supervisor inmediato para asegurarse de la validez de las declaraciones.

Este método consiste en obtener los datos relativos al puesto que se desea analizar por medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o su jefe inmediato. Se puede hacer con uno de ellos o con ambos, juntos o separados. Sus características son:

a)   Los datos sobre el puesto se obtienen de un entrevista con preguntas y respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto

b)  La participación es activa tanto del analista como del ocupantes del puesto.

Métodos mixtos. Dado que cada método de análisis tiene ciertas características, ventajas y desventajas por lo que para aprovechar las ventajas de cada una opción es utilizar métodos mixtos.

Por lo que se trata de combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis. Los métodos más comunes son:

1.   Cuestionario y entrevista.  Ambos con el ocupante del puesto, quien llena el cuestionario y después se somete a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.

2.   Cuestionario con el ocupante y entrevista con el supervisor, para ampliar y aclarar los datos.

3.   Cuestionario y entrevista, ambos con el supervisor.

4.   Observación directa con el ocupante y entrevista con el supervisor

5.   Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante

6.   Cuestionario con el supervisor y observación directa con el ocupante

RELACIÓN E IMPORTANCIA CON EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.

ANALISIS DE PUESTOS

Chiavenato (2011) menciona que el análisis de puestos es una base para el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que depende del análisis de puestos el buscar y seleccionar al candidato que cumpla con lo que específica el análisis de puestos.

-Permite identificar las necesidades de capacitación para poder elaborar con  base a estas necesidades programas de capacitación para al personal que ocupará el puesto y se le proporcione una correcta capacitación para que desempeñe una labor de calidad.

-El análisis de puestos sirve también para realizar la evaluación de puestos.

-Determinar salarios.

-Proyección del equipamiento.

-Para realizar métodos de trabajo, etc.

Después de la descripción de puestos (aspectos intrínsecos) se analiza el puesto con los requisitos que debe cubrir el ocupante del puesto.

Aspectos intrínsecos

-Título del puesto

-Ubicación del puesto en el organigrama

-Contenido del puesto (tareas o atribuciones)

El análisis de puestos: Estudia y determina los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su mejor desempeño (aspectos extrínsecos).

                               

Aspectos extrínsecos

Factores de especificación

a)       Requisitos Intelectuales:

·         Educación necesaria

·         Experiencia necesaria

·         Adaptabilidad al puesto

·         Iniciativa necesaria

·         Aptitudes necesarias

b)      Requisitos físicos:

·         Esfuerzo físico necesario

·         Concentración visual

·         Destrezas o habilidades

·         Complexión física necesaria

c)       Responsabilidades adquiridas:

·         Por supervisión de personal

·         Por material y equipo

·         Por métodos y procesos

·         Por dinero, títulos o documentos

·         Por información confidencial

·         Por seguro a terceros

d)      Condiciones de trabajo:

·         Ambiente de trabajo

·         Riesgos de trabajo

Chiavenato (2011) describe tres etapas del análisis de puestos: etapa de planeación, etapa de preparación y etapa de realización.

1) Etapa de Planeación. En ésta etapa se planea el trabajo para el análisis de los puestos:

-Determinar los puestos por describir incluir sus características, tipología, naturaleza.

-Elaborar el organigrama para poder ubicar los puestos.

-Elaborar el cronograma de trabaja para especificar en dónde comenzará el programa de análisis.

-Elegir los métodos de análisis y descripción de puestos (observación directa, cuestionarios, entrevista directa o métodos mixtos).

-Seleccionar los factores de análisis para estudiar los puestos (criterio de la generalidad, criterio de variedad o discriminación).

-Dimensionar los factores de especificación.

-Graduación de los factores de especificación: transformar cada factor en una variable continua.

2) Etapa de preparación. En ésta etapa se preparan los esquemas y materiales de trabajo:

-Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos.

-Preparación del material de trabajo

-Preparación del ambiente

-Obtención de datos previos (nombres de los que ocuparan el puesto, relación de los equipos, herramientas, formularios utilizados por los que ocuparan el puesto.

3) Etapa de realización. Dentro de ésta fase se obtienen los datos de los puestos que se analizarán:

-Obtención de los datos sobre los puestos (a través de los métodos de análisis seleccionados).

-Selección de los datos obtenidos.

-Presentación de la redacción provisional al supervisor.

-Redacción definitiva del análisis de puesto.

-Presentación de la redacción definitiva del análisis del puesto para su aprobación .

DESCRIPCION DE PUESTOS

Para poder comprender los alcances de la descripción de puestos debemos comenzar con ¿Qué es un puesto? una unidad de la organización que consiste en un grupo de obligaciones y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás puestos. Estas obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado que desempeña el puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados contribuyen al logro de los objetivos de una organización.

La descripción de puestos representa en pocas palabras lo que hace el ocupante, cuándo lo hace, cómo lo hace, por qué lo hace. Las obligaciones y responsabilidades adquiridas por la persona que ocupara ese puesto.

Podemos afirmar que en este ciclo de las actividades la descripción de puestos tiene una gran participación.

1)            Diseño del puesto de trabajo, en este punto es muy importante que la descripción del puesto de trabajo sea clara y completa contestando todas las preguntas de que, como, cuando y porque se hace ese trabajo.

2)            Clasificación y evaluación en este punto con base en la descripción de puestos se tiene que evaluar su relación de con otros puestos para celular la retribución, así como identificar los requerimientos más importantes.

3)            Reclutamiento tomando en cuenta los puntos anteriores la descripción del puesto es importante para encontrar a el candidato idóneo para poder desempeñarlo.

4)            Selección con base en la descripción de puestos se selecciona al mejor candidato que cuente con las cualificaciones mínimas para desempeñar las actividades de ese puesto.

5)            Formación y entrenamiento es en este punto donde después de seleccionado el personal y con base en la descripción del puesto se realiza cuna capacitación necesaria para adquirir las competencias necesarias para ese puesto.

6)            Evaluación de rendimiento es en este punto donde se considera la descripción de puestos para poder medir el rendimiento del personal seleccionado.

7)            Dirección de rendimiento ya evaluado el personal con base en esta evaluación se toman decisiones para promociones, recompensas, acciones disciplinarias etc.

En resumen, la descripción de puestos es un documento escrito que delinea el puesto, por lo general el contenido, el ambiente y las condiciones del empleo. La especificación de puestos establece las cualidades mínimas que debe poseer una persona para realizar el trabajo con éxito Tanto la descripción como la especificación de puestos son documentos importantes cuando los gerentes reclutan y seleccionan empleados. (Robbins & Coulter, 2010)

BIBLIOGRAFÍA

Chiavenato (2011) Descripción y análisis de puestos Ed: Mc Graw Hill. Administración de recursos humanos, el capital humano de las organizaciones (pp. 171-200). México, D.F.

Fernández, Rios, M. (1995). Análisis y descripción de puestos de trabajo: teoría, métodos y ejercicios. Ediciones Diaz de Santos, España. Cap.2, recuperado:

Grados, J. (2003). Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción del Personal. Tercera Edición. México: El Manual Moderno, pp. 163-177.

Robbins, S. P., & Coulter, M. (2010). Administración. México: Pearson educación.

Industrial fácil productor (2014). Como realizar un análisis de puestos de trabajo (youtube), liga del vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=ToSIZGJA-Vg